Tổng Quan Về Quy Định Lưu Trữ Hồ Sơ Giáo Dục
Ngày 12/5/2025, Bộ Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) ban hành Thông tư 08/2025/TT-BGDĐT, quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo, thay thế Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT. Thông tư này, có hiệu lực từ 01/7/2025, chi tiết hóa khoản 5 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024, áp dụng cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan trong hệ thống giáo dục quốc dân, bao gồm:
- Các cơ sở giáo dục mầm non, phổ thông, nghề nghiệp, đại học, trường chuyên biệt.
- Các cơ quan quản lý giáo dục, tổ chức kiểm định chất lượng giáo dục, dịch vụ tư vấn du học.
Hồ sơ, tài liệu được phân thành 15 nhóm, với thời hạn lưu trữ từ 2 năm đến vĩnh viễn, tùy thuộc vào giá trị và mục đích sử dụng. Bài viết dưới đây cung cấp thông tin chi tiết về các nhóm hồ sơ, thời hạn lưu trữ và quy trình thực hiện.
Các Nhóm Hồ Sơ và Thời Hạn Lưu Trữ
Dựa trên Thông tư 08/2025/TT-BGDĐT và các nguồn liên quan, hồ sơ, tài liệu giáo dục được chia thành 15 nhóm, với thời hạn lưu trữ cụ thể như sau:
Nhóm 1: Hồ Sơ, Tài Liệu Chung Về Giáo Dục và Đào Tạo
- Nội dung: Quy hoạch mạng lưới cơ sở giáo dục, chiến lược phát triển giáo dục, văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch nhiệm vụ năm học, báo cáo thực hiện kế hoạch.
- Thời hạn lưu trữ:
- Vĩnh viễn: Quy hoạch mạng lưới cơ sở giáo dục, văn bản định hướng chính sách.
- 20 năm: Kế hoạch nhiệm vụ năm học, báo cáo tình hình thực hiện.
- 5-10 năm: Hồ sơ thanh tra, vụ việc không nghiêm trọng.
Nhóm 2: Hồ Sơ Giáo Dục Mầm Non
- Nội dung: Hồ sơ thành lập, giải thể, sáp nhập trường mầm non; tài liệu quản lý hoạt động giáo dục mầm non.
- Thời hạn lưu trữ:
- Vĩnh viễn: Hồ sơ thành lập, giải thể trường.
- 2-20 năm: Tài liệu quản lý, biên soạn tài liệu bồi dưỡng (20 năm).
Nhóm 3: Hồ Sơ Giáo Dục Phổ Thông
- Nội dung: Hồ sơ tuyển sinh, sổ đăng bộ, danh sách học sinh giỏi, chương trình giáo dục phổ thông.
- Thời hạn lưu trữ:
- Vĩnh viễn: Sổ đăng bộ, chương trình giáo dục, danh sách học sinh giỏi, đội tuyển Olympic.
- Hết khóa: Hồ sơ tuyển sinh tiểu học, THCS.
- 2 năm: Bài thi THPT.
- 10 năm: Kết quả thi nghề phổ thông.
Nhóm 4: Hồ Sơ Đào Tạo Cao Đẳng Sư Phạm, Đại Học, Thạc Sĩ, Tiến Sĩ
- Nội dung: Hồ sơ thành lập trường đại học, quy chế đào tạo, luận văn thạc sĩ/tiến sĩ.
- Thời hạn lưu trữ:
- Vĩnh viễn: Quy chế đào tạo, hồ sơ thành lập trường.
- 20 năm: Công nhận đạt chuẩn quốc gia, thành lập hội đồng trường.
- 30 năm: Luận văn thạc sĩ.
Nhóm 5: Hồ Sơ Giáo Dục Nghề Nghiệp và Giáo Dục Thường Xuyên
- Nội dung: Quy định phân loại cơ sở giáo dục nghề nghiệp, hồ sơ thành lập hội đồng trường trung cấp, cao đẳng nghề.
- Thời hạn lưu trữ:
- Vĩnh viễn: Quy định tiêu chí phân loại cơ sở giáo dục nghề nghiệp.
- 20 năm: Thành lập hội đồng trường.
Nhóm 6: Hồ Sơ Giáo Dục Quốc Phòng và An Ninh
- Nội dung: Hồ sơ thành lập, đình chỉ trung tâm giáo dục quốc phòng; chương trình môn học.
- Thời hạn lưu trữ: Vĩnh viễn.
Nhóm 7: Hồ Sơ Công Tác Học Sinh, Sinh Viên
- Nội dung: Hồ sơ nhập học, học bạ, bảng điểm, kỷ luật, y tế học đường.
- Thời hạn lưu trữ:
- 5 năm: Hồ sơ nhập học, y tế, phản hồi khiếu nại (sau khi học sinh ra trường).
- 3 năm: Hồ sơ hoạt động ngoại khóa.
Nhóm 8: Hồ Sơ Khoa Học, Công Nghệ và Thông Tin
- Nội dung: Hồ sơ nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ trong giáo dục.
- Thời hạn lưu trữ: 5-20 năm, tùy nội dung.
Nhóm 9: Hồ Sơ Cơ Sở Vật Chất, Thiết Bị Trường Học
- Nội dung: Hồ sơ tài sản, đầu tư xây dựng trường học.
- Thời hạn lưu trữ: 5 năm (sau khi thanh lý tài sản).
Nhóm 10: Hồ Sơ Thanh Tra, Kiểm Tra Giáo Dục
- Nội dung: Hồ sơ thanh tra, vụ việc nghiêm trọng.
- Thời hạn lưu trữ:
- Vĩnh viễn: Vụ việc nghiêm trọng.
- 20 năm: Thanh tra thông thường.
Nhóm 11: Hồ Sơ Hợp Tác Quốc Tế
- Nội dung: Hồ sơ đàm phán, ký kết điều ước quốc tế, chiến lược hợp tác quốc tế.
- Thời hạn lưu trữ:
- Vĩnh viễn: Đàm phán, ký kết điều ước.
- 20 năm: Kế hoạch hợp tác quốc tế.
Nhóm 12: Hồ Sơ Kiểm Định Chất Lượng Giáo Dục
- Nội dung: Hồ sơ thành lập, đánh giá tổ chức kiểm định chất lượng giáo dục.
- Thời hạn lưu trữ:
- 10 năm: Thành lập tổ chức kiểm định.
- 5 năm: Đánh giá hoạt động kiểm định.
Nhóm 13: Hồ Sơ Nhà Giáo và Cán Bộ Quản Lý Giáo Dục
- Nội dung: Hồ sơ nhân sự, bồi dưỡng chuyên môn, hợp đồng lao động.
- Thời hạn lưu trữ: 5-20 năm, tùy nội dung.
Nhóm 14: Hồ Sơ Khen Thưởng, Kỷ Luật
- Nội dung: Hồ sơ khen thưởng, kỷ luật học sinh, giáo viên.
- Thời hạn lưu trữ: 5-10 năm (trừ học sinh tiểu học, không lưu kỷ luật vào học bạ).
Nhóm 15: Hồ Sơ Công Nghệ Thông Tin, Chuyển Đổi Số
- Nội dung: Hồ sơ quản lý học tập (LMS), cơ sở dữ liệu giáo dục.
- Thời hạn lưu trữ: 5-20 năm, tùy nội dung.
Lưu ý: Thời hạn lưu trữ được tính từ năm công việc kết thúc. Hồ sơ hết thời hạn lưu trữ sẽ được xem xét tiêu hủy hoặc gia hạn theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, với biên bản tiêu hủy và sự chứng kiến của đại diện hội đồng trường.
Quy Trình Lưu Trữ Hồ Sơ Giáo Dục
Để đảm bảo tính bảo mật, an toàn và dễ tra cứu, quy trình lưu trữ hồ sơ giáo dục cần tuân thủ các bước sau, theo hướng dẫn từ SEC Warehouse và ALS:
- Thu nhận và phân loại: Bộ phận lưu trữ tiếp nhận hồ sơ đã hoàn tất, phân loại theo nhóm (1-15) và đánh số, ghi chú rõ ràng (ví dụ: văn bản đi, giáo án, học bạ).
- Sắp xếp khoa học: Lưu trữ theo năm học, khóa học hoặc lĩnh vực, sử dụng giá kệ, hộp lưu trữ để bảo quản.
- Đảm bảo điều kiện bảo quản: Kho lưu trữ phải khô ráo, chống mối mọt, nấm mốc, có hệ thống phòng cháy chữa cháy.
- Số hóa tài liệu: Áp dụng công nghệ lưu trữ điện tử, sử dụng hệ thống quản lý học tập (LMS) để tối ưu hóa tra cứu.
- Hủy hồ sơ hết hạn: Người đứng đầu cơ quan quyết định tiêu hủy, lập biên bản với sự chứng kiến của đại diện hội đồng trường. Nếu thuê dịch vụ lưu trữ bên ngoài, cần có nhân viên trường giám sát.
Đối Tượng Áp Dụng
Thông tư 08/2025/TT-BGDĐT áp dụng cho:
- Các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT, cơ quan quản lý giáo dục địa phương.
- Các cơ sở giáo dục mầm non, phổ thông, nghề nghiệp, đại học, trường chuyên biệt, trung tâm giáo dục thường xuyên.
- Tổ chức kiểm định chất lượng giáo dục, dịch vụ tư vấn du học, và các cá nhân, tổ chức liên quan.
Thách Thức và Đề Xuất Cải Thiện
- Thách thức:
- Số lượng hồ sơ lớn, thời hạn lưu trữ đa dạng (từ 2 năm đến vĩnh viễn), dễ dẫn đến thất lạc nếu không có quy trình chặt chẽ.
- Thiếu kho lưu trữ chuyên dụng ở một số cơ sở giáo dục vùng sâu, vùng xa.
- Chuyển đổi số lưu trữ còn chậm, đặc biệt ở các trường học quy mô nhỏ.
- Đề xuất:
- Đầu tư kho lưu trữ hiện đại, ứng dụng công nghệ số hóa tài liệu.
- Đào tạo nhân viên lưu trữ chuyên nghiệp, đảm bảo tuân thủ quy định.
- Tăng cường hợp tác với các đơn vị lưu trữ chuyên nghiệp như ALS (diện tích kho hơn 5.000 m², khả năng lưu trữ 5 triệu thùng tài liệu) để tối ưu hóa quản lý.
Kết Luận
Thông tư 08/2025/TT-BGDĐT cung cấp khung pháp lý rõ ràng về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu giáo dục, từ 2 năm đến vĩnh viễn, với 15 nhóm hồ sơ được phân loại chi tiết. Việc tuân thủ quy định này không chỉ đảm bảo tính minh bạch, pháp lý mà còn hỗ trợ kiểm định chất lượng giáo dục và quản lý hiệu quả. Các cơ sở giáo dục cần xây dựng quy trình lưu trữ khoa học, ứng dụng công nghệ số và đảm bảo điều kiện bảo quản để tránh thất lạc tài liệu.
Bạn có câu hỏi nào về lưu trữ hồ sơ giáo dục? Hãy chia sẻ để được tư vấn thêm!
